Leadership

Tips Menjalankan Meeting dengan Lebih Efektif

 

   

Pernahkah Anda merasa meeting yang Anda jalankan tidak banyak berpengaruh terhadap masalah yang ingin Anda selesaikan? Jika iya ada banyak faktor yang membuat meeting Anda tidak efektif. Karena terkadang setiap orang ingin menjalankan apa yang mereka rencanakan sendiri, sehingga meeting banyak yang tidak berjalan dengan baik. Sedangkan sebuah meeting adalah menyatukan banyak pendapat menjadi satu dan menghasilkan satu tujuan yang sama. Jadi mari kita temukan cara agar meeting lebih efektif:

1. Jadwalkan meeting Anda dengan jelas

Apapun yang akan Anda bicarakan dan bahas dalam sebuah meeting harus bisa berjalan dengan baik. Sebuah jadwal tentu sangat Anda butuhkan dalam membantu Anda menjalankan sebuah meeting. Bayangkan bila meeting yang Anda lakukan tanpa rencana, tanpa jadwal dan hanya ada tujuan. Semua bisa berjalan tapi tentu tidak akan efektif dan justru akan membuang waktu Anda terlalu lama. Anda harus berfikir tentang apa yang akan dilakukan setelah itu. Coba untuk benar – benar menjadwalkan meeting Anda. Sekalipun meeting hanya berupa pertemuan yang mendadak dan hanya membahas masalah kecil. Tapi buatlah rencana dan jadwal yang akan Anda lakukan di dalamnya.

2. Menghitung biaya yang akan digunakan

Sebuah pertemuan tentu identik dengan biaya apa saja yang akan digunakan untuk menunjang kegiatan di dalamnya. Meeting apapun tentu akan membutuhkan dana baik hanya untuk biaya konsumsi, biaya sewa tempat atau bahkan mendatangkan seorang ahli untuk membantu Anda dan tim dalam menjalankan meeting. Anda harus mempersiapkan biaya untuk segala kebutuhan tersebut. Buatlah kembali perencanaan seputar biaya yang akan digunakan. Jika meeting Anda hanya sebatas pertemuan antar anggota tim yang tidak lebih dari 5 orang tentu tidak akan kerepotan, tapi bagaimana jika meeting yang mengikutsertakan seluruh karyawan dalam 1 perusahaan. Tentu akan ada budget tersendiri.

3. Menggunakan ruang meeting

Untuk lebih efektif menjalankan sebuah meeting, sebuah perusahaan menyediakan ruang meeting mereka sendiri. Ruang meeting ini bisa digunakan oleh semua orang dalam perusahaan. Baik antar departemen yang berbeda sampai pada semua orang yang ada dalam perusahaan. Jika memungkinkan sebaiknya meeting dilaksanakan di ruang meeting, agar lebih fokus dalam membahas sebuah permasalahan.

4. Memanfaatkan teknologi agar lebih teroganisir

Jika Anda memiliki anggota tim yang sering telat saat meeting, Anda bisa membantu mereka dalam mengingat meeting apa yang akan dilaksanakan. Melalui teknologi yang kita gunakan kita bisa saling mengingatkan. Buatlah sebuah rencana yang bisa dilihat dan dipantau secara bersama. Dengan begitu masing – masing dari anggota tim bisa saling mengingatkan apabila ada jadwal meeting.

5. Memvisualisasikan hasil dari meeting

Ini bukan hanya untuk para desainer yang selalu identik dengan visualisasi sebuah rencana. Segala departemen yang ada dalam perusahaan dapat memvisualisasikan hasil meeting yang mereka miliki. Tujuannya bukan lain adalah agar bisa menjadi pusat perhatian bagi seluruh anggota tim dalam mengingat tujuan dan hasil dari meetingnya. Cobalah cara ini untuk membuat anggota tim lebih bersemangat dalam menjalankan hasil dari meetingnya.

Baca juga:

5 Tips Membuat Meeting Lebih produktif

10 Aplikasi yang Harus Dimiliki Bisnis Anda

5 Cara untuk Berhenti Menjadi Super Sibuk


Artikel Terkait

Berikan Komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *