Running A Business

4 Aturan Ketika Membuat Salam Pembuka Panggilan Telepon

 

Loading...

“Halo, Jagoan Web Indonesia dengan Febrina ada yang bisa dibantu?” Kalimat tersebut adalah pembuka layanan telefon kami. Meskipun kedengarannya konyol untuk memiliki salam pembuka di telefon, nyatanya beberapa detik pertama pada sebuah panggilan dapat menimbulkan banyak sekali dampak positif. Mulai dari membangun nuansa kerjasama, mengurangi stres, menimbulkan urgensi dan meningkatkan efisiensi. Semakin cepat Anda dapat memperbaiki masalah siapapun maka semakin kecil kemungkinan staf call center Anda akan menghabiskan waktu meredam kemarahan pelanggan, dan semakin kecil pula kemungkinan Anda akan kehilangan mereka. Maka mari kita tinjau dasar-dasar salam pembuka dan menentukan greeting yang cocok untuk bisnis anda.

Aturan #1 : Be Appropriate.

Seperti apa tipe pelanggan Anda? Apa gambaran yang ingin diciptakan perusahaan Anda? Beberapa perusahaan terkenal karena kepribadiannya yang menyenangkan, atau formal. Meskipun sebagian besar perusahaan melayani orang dengan berbagai kepribadian yang berbeda, namun yang paling praktis adalah menimbulkan kesan yang segar dan ramah tetapi tidak melintasi garis kesopanan yang mungkin mengakibatkan penelepon menjadi tersinggung atau merasa diremehkan. Tips terbaik adalah mengucapkan salam pembuka sambil tersenyum. Karena dengan tersenyum, nada suara anda akan terdengar berbeda.

Aturan #2 : Be Responsive.

Apa situasi aktual dari orang yang menelepon Anda? Jika Anda menangani situasi darurat, jangan buang waktu untuk terkesan pintar atau sopan. Jadilah responsif jika anda dalam posisi ini. Itulah kenapa salam pembuka umum untuk 911 adalah “Fire, police, or ambulance?”

Aturan #3 : Be Efficient.

Meskipun Anda ingin membangun hubungan yang ramah, jangan menambahkan unsur-unsur yang justru membuang waktu. Jangan pernah memasukkan pertanyaan-pertanyaan seperti, “Bagaimana kabarmu hari ini?” Mereka tidak hanya membuang-buang waktu, tetapi juga menyebabkan beberapa penelepon lupa terhadap rincian mengapa mereka menelepon. Lebih buruk lagi, mereka mungkin adalah penelepon yang kemarahannya sudah diujung tanduk atau skeptis terhadap perusahaan Anda. Anda mungkin hanya mengundang tanggapan seperti, “Mengerikan, berkat kalian!”

Aturan #4: Be Sincere.

Seperti apa kepribadian agen call center Anda? Aturan ini seringkali terabaikan oleh perusahaan saat mereka merencanakan salam pembuka bagi telepon perusahaan mereka. Padahal setiap orang berbeda. Bahkan di kalangan call center profesional Anda. Beberapa adalah orang yang ceria dan outgoing, sementara yang lain lebih pendiam dan menjaga diri. Memaksa agen untuk memulai panggilan dengan mengatakan sesuatu di luar zona nyaman mereka akan menghasilkan salam yang terdengar kaku dan palsu, bukan tulus dan menyenangkan. Maka Anda boleh memiliki sedikit variasi beberapa ucapan dan biarkan setiap agen memilih mana yang membuat mereka nyaman.

Good luck ;-)

Loading...

Berikan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *