Running A Business

Trik Menghadapi Pelanggan Komplain Tanpa Tersulut Emosi

 

Menghadapi Pelanggan Komplain – Bukanlah hal baru bagi setiap pebisnis dalam menghadapi pelanggan komplain. Ketika pelanggan sudah mulai kesal dengan pelayanan atau produk kita, mereka memberikan komplain yang tak jarang disertai dengan emosi. Namun, sebagai seorang customer service atau pemilik bisnis, Anda tidak perlu takut ataupun panik ketika menghadapi pelanggan yang sedang marah – marah. Jangan anggap itu sebagai ancaman bagi bisnis Anda, melainkan jadikan ini peluang bagi Anda semakin dekat dengan pelanggan Anda. Lalu bagaimana menanggapinya? Ini dia kuncinya!

Bersabarlah saat menghadapi pelanggan komplain

Apapun ketika Anda hadapi dengan emosi akan lebih sulit dan lama teratasi. Untuk menghadapi pelanggan yang memberikan komplain pedas atau sedikit kasar, cobalah untuk tetap sabar. Jangan bingung ketika pelanggan memberikan Anda cacian, tanggapilah dengan hati tenang.

Cobalah untuk tetap mengontrol emosi Anda. Jangan biarkan Anda terpancing oleh setiap emosi yang disampaikan pelanggan Anda. Cobalah untuk tetap tenang, dan menenangkan pelanggan Anda pula.

Jadilah pendengar yang baik

Pelanggan hanya ingin didengar lebih banyak daripada diberi penjelasan panjang lebar tentang apa yang mereka tidak sukai. Cobalah untuk mendengar lebih banyak saat pelanggan marah. Usahakan untuk tidak memotong pembicaraan pelanggan yang sedang menyampaikan unek – uneknya. Buat mereka merasa bebas dan nyaman mengeluarkan semua keluh kesahnya pada Anda.

Hindari berdebat saat menghadapi pelanggan komplain

Jika pelanggan Anda marah – marah, baik melalui chating, telepon atau bahkan secara langsung, usahakan untuk tidak memberikan kesempatan berdebat. Jika mereka marah dan Anda juga marah, bisa dipastikan akan ada perdebatan panjang di dalam percakapan itu. Anda harus bisa untuk tetap tenang dalam mendengarkan setiap keluhan pelanggan yang disampaikan dengan penuh emosi itu.

Tunjukkan rasa empati kepada pelanggan yang komplain

Menjadi seorang customer service mengharuskan Anda memiliki lebih banyak rasa empati kepada pelanggan. Terlebih saat pelanggan mengeluarkan komplain dengan amarah. Cobalah untuk menunjukkan bahwa Anda peduli dan akan membantu masalah mereka. Berikan solusi yang bisa membuat mereka tenang dan yakin pada Anda. Tapi jangan beri janji yang Anda tahu sulit untuk diwujudkan.

Lakukan pendekatan yang tepat

Menghadapi orang yang sedang emosi sebaiknya tidak dengan rasa takut bahwa mereka akan meninggalkan bisnis kita. Orang emosi harus dilakukan pendekatan untuk bisa mendapatkan informasi yang dibutuhkan dengan lebih mudah. Cobalah untuk tidak terlalu takut saat melayani pelanggan Anda. Tetap tenang dan berikan jawaban yang menurut Anda mudah dan dapat meyakinkan mereka.

Menghadapi komplain customer memang bukan hal yang mudah. Namun, bukan hal yang mustahil juga untuk Anda lewati. Tetap semangat!

(dok. Pexels)

Baca juga:


Berikan Komentar

Alamat email Anda tidak akan dipublikasikan. Ruas yang wajib ditandai *