Email Bisnis: Ini Penjelasan, Format, Contoh dan Cara Buatnya

Apabila sudah untuk keperluan bisnis maka tentu saja email yang kamu pakai untuk berinteraksi dengan konsumen adalah email bisnis.

Ini merupakan email yang berbayar untuk membuatnya tapi mau tidak mau bisnismu harus memakainya. Mengapa kira-kira harus pakai? Perhatikan penjelasannya di sini :

Pengertian Email Bisnis

Menurut Privy, email bisnis adalah alamat email yang dengan jelas menunjukkan bahwa itu adalah milik perusahaan. Kepemilikan tersebut biasanya ditunjukkan lewat nama perusahaan yang tertera sebagai domain emailnya.

Dengan demikian kamu tidak mungkin  lagi melihat format email bisnis yang menggunakan  @gmail.com, @yahoo.co.id, dsb.

Berikut merupakan beberapa contoh alamat email bisnis yang telah dipakai oleh perusahaan-perusahaan besar semacam : corsec@avianbrands.com, unvr.indonesia@unilever.com, ptfi_communications@fmi.com, dll.

Perbedaan Email Bisnis dan Surat Bisnis

Berikut merupakan perbedaan antara email bisnis dan surat bisnis menurut exabytes

1. Media yang digunakan

• Email Bisnis: Dibuat dan didistribusikan melalui media elektronik dan memerlukan koneksi internet.
• Surat Bisnis: Menggunakan media tradisional, ditulis secara manual untuk tujuan bisnis, dan berbentuk cetakan.

2. Identitas yang Tertera

• Email Bisnis: Harus mencantumkan identitas perusahaan yang terletak di belakang simbol ‘@’ setelah nama pemilik email. Biasanya, identitas perusahaan juga dicantumkan pada bagian akhir email.
• Surat Bisnis: Menggunakan format penulisan seperti surat resmi pada umumnya dan biasanya menggunakan kop surat atau cap resmi perusahaan..

3. Fungsi

• Email Bisnis: Digunakan untuk email marketing, pengiriman invoice, mengintegrasikan alat yang digunakan perusahaan, serta promosi yang memerlukan jangkauan luas.
• Surat Bisnis: Digunakan untuk kebutuhan pengiriman barang, surat jalan, invoice cetak, surat cetak, dan keperluan lain yang memerlukan bukti dalam bentuk cetakan.

Perbedaan Email Pribadi dan Bisnis

Selain dari masalah nama domain, berikut merupakan perbedaan-perbedaan lainnya dari email pribadi dengan bisnis : 

1. Fungsi dan Peran

• Email Bisnis: Berfungsi tidak hanya sebagai alat komunikasi, tetapi juga sebagai sarana promosi dan branding perusahaan. Nama perusahaan atau merek produk terlihat jelas saat orang menerima atau mengirim email.
• Email Pribadi: Dibuat khusus untuk komunikasi pribadi, seperti berkomunikasi dengan teman, saudara, atau keluarga.

2. Tingkat kepercayaan

• Email Pribadi: Meskipun kalian dapat mengirim konten promosi atau penawaran bisnis, tanggapan positif dari penerima mungkin jarang terjadi, dan email tersebut bahkan bisa dianggap sebagai spam.
• Email Bisnis: Penerima lebih percaya dan merasa yakin karena alamat email berakhiran dengan nama domain perusahaan, sehingga tingkat kepercayaan lebih tinggi dibandingkan dengan email pribadi.

Cara Membuat Email Bisnis

Sekarang mari kita menyelamai bagaimana membuat email untuk bisnis menurut penjelasan jagoan hosting :

1. Cara Membuat email bisnis di Google Workspace

• Cari “Google Workspace” di mesin pencari atau Google.
• Klik “start free trial” di halaman utama untuk mendapatkan versi gratis.
• Isi data nama bisnis, jumlah karyawan, dan area bisnis yang kamu jalani di halaman baru, lalu klik “next”.
• Masukkan informasi kontak, karena kamu akan otomatis menjadi admin dari akun G-Workspace yang telah dibuat. Isi kontak seperti nama dan alamat email lainnya, lalu klik “next”.
• Pada halaman email domain bisnis, pilih “Yes” jika sudah memiliki domain, atau “No” untuk mendapatkan saran dan membeli domain di platform lain.
• Jika memilih “Yes”, masukkan nama domain seperti @namaperusahaan.com yang akan menjadi alamat belakang email. Klik “next”.
• Konfirmasi nama domain dengan mengklik “next”. Ini mudah dengan mengikuti cara membuat email dengan domain sendiri.
• Pilih “Yes” untuk mendapatkan newsletter dari Google atau “No” untuk tidak mendapatkannya.
• Buat akun bisnis dengan mengetikkan nama pengguna, misalnya menggunakan nama personil seperti “andrea”, dan masukkan kata sandinya. Centang captcha.
• Klik “Agree and continue”. Kamu akan mendapatkan email bisnis dengan nama andrea@namabisnis.com.

Proteksi Bisnis Dengan Proteksi Merek Dari Mebiso

Hak cipta perusahaan tidak hanya berlaku pada merek dagangnya, tetapi juga pada nama email bisnis. Kamu pasti tidak ingin reputasimu di mata klien rusak karena ada orang yang meniru alamat emailmu lalu menyebarkan hoax atau bahkan melakukan penipuan.

Inilah alasan pentingnya menggunakan layanan proteksi merek dari Mebiso. Kami menjamin orisinalitas brandmu tetap aman dengan pemantauan selama 24 jam penuh. Jika ada indikasi plagiasi, kami akan segera melaporkannya kepadamu.

FAQ

1. Apa saja fitur yang biasanya disediakan oleh email bisnis?

• Keamanan Tingkat Tinggi: Enkripsi, deteksi malware, dan perlindungan spam.
• Integrasi dengan Alat Bisnis: Seperti kalender, penyimpanan cloud, dan alat kolaborasi.
• Penyimpanan Besar: Ruang penyimpanan yang lebih besar dibandingkan dengan layanan email gratis.
• Dukungan Teknis: Dukungan 24/7 dari penyedia layanan.
• Kontrol Administratif: Kemampuan untuk mengelola dan memantau akun email karyawan.

2. Bagaimana cara memastikan keamanan email bisnis?

• Enkripsi: Gunakan enkripsi untuk melindungi data sensitif.
• Autentikasi Dua Faktor (2FA): Aktifkan 2FA untuk menambah lapisan keamanan.
• Pelatihan Karyawan: Berikan pelatihan keamanan siber kepada karyawan untuk mengenali phishing dan ancaman lainnya.
• Pemantauan: Gunakan alat pemantauan untuk mendeteksi aktivitas mencurigakan.
• Kebijakan Keamanan: Terapkan kebijakan keamanan email yang ketat di perusahaan.

3. Apa yang harus dilakukan jika email bisnis diretas?

• Segera Reset Password: Reset password akun yang terkena dampak.
• Laporkan Insiden: Laporkan insiden kepada departemen TI atau penyedia layanan email.
• Analisis dan Pemulihan: Lakukan analisis untuk menentukan penyebab dan memperbaiki kerentanannya.
• Beritahu Pihak Terkait: Informasikan kepada klien atau mitra bisnis jika data mereka mungkin terpengaruh.
• Tingkatkan Keamanan: Perbarui kebijakan keamanan dan implementasikan langkah-langkah tambahan untuk mencegah insiden serupa.