Komunikasi Bisnis: Arti, Tujuan, Contoh dan Jenisnya

Tak bisa dianggap remeh, komunikasi bisnis merupakan skil yang wajib dipunyai oleh setiap pengusaha. Bukan tanpa alasan, keterampilan ini akan berguna dalam mengembangkan suatu usaha yang sedang dibangun atau dijalankan.

Ketika kamu sedang bernegosiasi dengan klien, komunikasi ini akan sangat diperlukan guna menjalin kerjasama. Komunikasi yang baik tentu saja akan membuat klien nyaman. Hal ini akan berimbas pada kerjasama berkelanjutan yang aman.

Tak hanya itu saja, ada beberapa keuntungan lain ketika kamu fasih dalam menguasai keterampilan ini. Berikut beberapa penjelasan tentang pentingnya komunikasi bisnis, lengkap dengan tips yang dapat kamu pelajari secara mendalam.

Komunikasi dalam Aspek Bisnis

Secara sederhana, komunikasi bisnis adalah proses bertukar informasi antara satu pihak dengan pihak lain. Dalam konteks perusahaan ataupun organisasi, komunikasi ini digunakan untuk mencapai tujuan bersama.

Proses yang dilakukan dapat berupa dialog internal antar tim, hingga dialog eksternal dengan klien. Bedanya dengan percakapan biasa ialah, komunikasi bisnis menekankan kejelasan, efektivitas, dan kesopanan yang berhubungan dengan pengambilan keputusan.

Contoh komunikasi bisnis yang paling umum ialah saat seorang Sales melakukan penawaran secara langsung maupun tidak langsung dengan klien. Lebih lanjut, rapat kerja juga merupakan bagian dari komunikasi dalam bisnis di lingkup internal perusahaan.

Tujuan Komunikasi Bisnis

Agar setiap pesan yang disampaikan membawa dampak maksimal, penting untuk memahami secara rinci terkait tujuan komunikasi dalam bisnis. Berikut beberapa fungsi komunikasi bisnis yang punya peran strategis:

1. Menguatkan Hubungan dengan Pelanggan

Menjalankan sebuah bisnis pasti tak lekang dengan proses negosiasi hingga presentasi penawaran. Komunikasi dalam hal ini merupakan gerbang awal dalam menunjukkan perhatian yang mendalam kepada mitra bisnis.

2. Membangun Keterlibatan Karyawan

Ketika karyawan merasa didengar, otomatis motivasi antar mereka juga akan tumbuh dan berakar. Selain itu, melakukan komunikasi dua arah tentu saja akan menumbuhkan ide segar yang akan berdampak positif untuk bisnis.

3. Mencegah Kegagalan Bisnis

Saat komunikasi terbuka dilakukan secara intensif, kendala teknis pun bisa dicegah lebih awal. Tentu saja hal ini akan meminimalisir adanya kesalahan fatal yang dapat membuat kegagalan dalam berbisnis.

4. Mengelola Reputasi Perusahaan

Jika terjadi situasi genting dalam perusahaan, komunikasi bisnis yang terkoordinasi dapat membuka ide dalam melakukan penanganan secara tanggap. Hal ini akan membantu menjaga kepercayaan publik serta meminimalkan dampak negatif terhadap citra perusahaan.

5. Memperluas Jaringan dan Peluang Bisnis

Komunikasi secara digital seperti menulis pencapaian perusahaan di laman online akan dapat mengenalkan usaha secara lebih luas. Peluang ini tentu akan membuka jalan pintas dalam membuka kerjasama yang lebih efisien.

Jenis Komunikasi di Lingkup Bisnis

Setelah mempelajari manfaat komunikasi bisnis di segala lini, kamu juga perlu mengetahui beragam jenisnya. Berikut jenis komunikasi bisnis yang dapat kamu pahami:

1. Komunikasi Verbal Tatap Muka

Jenis komunikasi ini merupakan bentuk paling umum dan personal. Seperti misalnya presentasi di ruang rapat, atau obrolan santai di kantin. Komunikasi secara langsung semacam ini dapat membantu menyampaikan pesan dengan nuansa emosi.

2. Komunikasi Non Verbal

Dalam konteks ini, komunikasi akan tercipta melalui bahasa tubuh, kontak mata, gestur tangan, hingga cara berpakaian. Gunanya ialah untuk mengirim sinyal tak terucap kepada lawan bicara. Misalnya saja, senyuman ramah atau kedipan mata pun bisa menguatkan pesan yang disampaikan.

3. Komunikasi Tertulis

Hal ini dapat diciptakan melalui memo, laporan, surat penawaran, hingga notulen rapat. Komunikasi bisnis semacam ini dapat menjamin jejak dokumentasi yang jelas. Dokumen akan jadi bukti otentik setiap keputusan dan arahan yang penting.

4. Komunikasi Digital

Pada era sekarang, komunikasi digital sangat lazim digunakan untuk keperluan koordinasi atau bahkan pertemuan dengan klien secara jarak jauh. Jika memiliki waktu yang terbatas, komunikasi digital akan membantu dalam proses berbisnis.

Tips Membangun Komunikasi Bisnis yang Efektif

Guna mencegah hambatan komunikasi bisnis yang sedang kamu jalani, kamu perlu memperhatikan beberapa aspek. Berikut beberapa tips yang dapat kamu gunakan sebagai acuan agar komunikasi bisnis yang kamu lakukan dapat berjalan lancar:

1. Rancang Pesan yang Jelas dan Terstruktur

Sebelum bicara, kamu perlu memikirkan poin utama yang ingin disampaikan. Gunakan urutan yang terstruktur seperti menyampaikan pendahuluan singkat, inti pesan, dan kesimpulan. Ini akan berguna supaya pendengar menangkap informasi tanpa adanya kebingungan.

2. Sesuaikan Gaya dengan Audiens

Kamu perlu mengenali siapa lawan bicaramu untuk menentukan penyesuaian dalam menuturkan gaya bahasa. Pilih bahasa, nada serta detail teknis yang menurutmu cukup pas dengan mereka. Gaya yang tepat akan membuat pesan dapat tersalurkan dan diterima dengan antusias.

3. Aktif Mendengar dan Berempati

Hal ini sangat jelas sekali, jika komunikasi bukanlah monolog, apalagi dalam konteks bisnis. Tunjukkan sisi empati melalui gestur seperti mengangguk saat mendengarkan. Kamu juga dapat memberi kesimpulan singkat dan menanyakan klarifikasi. Rasa dihargai akan memupuk kepercayaan dan kerjasama.

4. Manfaatkan Media yang Tepat

Untuk hal rumit, rapat secara tatap muka atau video call akan lebih efektif daripada email panjang. Sebaliknya, update cepat bisa dilakukan melalui via chat grup. Pilih saluran yang memudahkan interaksi dan meminimalkan kesalahan pemahaman.

5. Berikan Umpan Balik dan Tindak Lanjut

Setelah komunikasi terbangun dengan lancar, berikan ringkasan poin penting dan tindakan selanjutnya. Umpan balik positif atau perbaikan terstruktur akan membantu antar pihak dalam menemukan solusi terbaik. Tindakan ini akan memberitahu terkait keberlangsungan yang akan ditempuh.

Tingkatkan Keberhasilan Bisnis dengan Perlindungan Merek bersama Mebiso

Mengedepankan komunikasi bisnis yang efektif dalam berbisnis memang hal penting, namun mengamankan merek juga tak kalah penting. Reputasi brand yang bagus tentu saja akan mempengaruhi kesuksesan dari bisnis itu sendiri.

Jadi, pastikan dulu nama usahamu benar-benar bebas sengketa dengan cek merek online di Mebiso. Dalam hal ini, kamu cukup perlu menyisihkan waktu beberapa menit untuk memastikan identitas brand-mu aman dan original.

Setelah itu, angkat citra bisnismu ke level profesional dengan melakukan daftar merek dagang di Mebiso. Hal ini agar setiap pesan merek yang kamu sampaikan terbungkus dalam perlindungan hukum yang kokoh. Dengan begitu, bisnis yang kamu jalankan akan punya citra terpercaya di pasaran.

FAQ

Berapa lama waktu untuk mempelajari komunikasi yang efektif dalam berbisnis?

Tergantung konsistensi belajar, tapi biasanya butuh waktu beberapa bulan.

Syarat skil dalam berbisnis apa saja?

Komunikasi, negosiasi, manajemen waktu, pemecahan masalah, dan kemampuan analisis pasar.

Apakah komunikasi merupakan penentu mutlak dalam kerjasama bisnis?

Ya, tanpa komunikasi yang baik, kesepakatan dan kolaborasi jadi mudah gagal.

Bagaimana cara membaca karakter klien dan menentukan komunikasi yang sesuai?

Amati gaya bicara, respon, dan kebutuhan klien, lalu sesuaikan bahasa serta nada komunikasi secara fleksibel.

Bagaimana jika merasa kesulitan saat melakukan komunikasi bisnis? 

Berlatih berbicara, dengarkan lebih banyak, dan minta feedback dari rekan kerja atau mentor.