Leadership

Ajukan 6 Pertanyaan ini Sebelum Anda Mengadakan Sebuah Meeting

 

   

Meeting memang sudah menjadi bagian dari sebuah proses bisnis. Beberapa orang menganggap meeting adalah tempat dimana mereka bisa menyampaikan ide, didengar dan bertukar pendapat. Tapi tidak sedikit dari beberapa organisasi atau perusahaan yang menganggap meeting adalah sebuah acara yang hanya membuang – buang waktu kerja atau produktif mereka. Anggapan ini dianggap salah apabila kita tahu bagaimana membuat sebuah meeting menjadi produktif dan menghasilkan tujuan kita. Untuk itu kita perlu terlebih dahulu untuk mengajukan pertanyaan kepada diri kita, kenapa kita harus melakukan sebuah meeting.

1. Seberapa sering kita harus meeting?

Intensitas sebuah pertemuan antara 1 organisasi dengan organisasi atau 1 perusahaan denga perusahaan lain tentu berbeda. Ini tergantung dari beberapa hal, bisa karena biaya, waktu atau kebutuhan. Umumnya setiap perusahaan atau organisasi akan mengadakan meeting mingguan ataupun bulanan. Tapi jika Anda ingin mengadakan sebuah meeting yang efektif, tentukan apa kebutuhan dan seberapa penting kebutuhan itu untuk dirapatkan.

2. Informasi apa yang harus dibagi?

Sebuah meeting tentu akan membahas sebuah permasalahan dan mencari solusi dari masalah tersebut. Kita juga harus tahu informasi atau kebutuhan apa saja yang harus dan bisa dibagi pada saat meeting. Kita juga harus menyesuaikan informasi yang ingin kita sampaikan dengan waktu dan peserta meeting. Tujuannya untuk lebih memproduktifkan waktu yang dimiliki.

3. Siapa yang harus datang?

Selanjutnya yaitu mempertimbangkan siapa saja yang harus diundang dalam meeting. Jika meeting diadakan hanya untuk organisasi kecil atau antar departemen perusahaan, biaya dan tempat bisa diminimalisir. Namun jika meeting ini mengundang klien ataupun relasi bisnis untuk kebutuhan sepetri biaya, waktu dan tempat bisa disesuaikan. Menentukan siapa yang akan datang juga akan membuat kita bisa menentukan undangan apa yang akan dikirimkan.

4. Siapa yang harus berbicara?

Dalam sebuah meeting tentu akan ada 1 orang yang bertindak sebagai moderator ataupun pembicara inti pada suatu meeting. Mereka yang menjadi pembicara yang akan membahas sebuah masalah dan mengajak untuk berdiskusi. Mereka yang berbicara di depan harus mampu mengkondisikan dan mengatur jalannya acara. Menjadi penengah dari setiap perdebatan yang terjadi.

5. Mengapa meeting ini diadakan?

Setiap orang yang diundang berhak tahu apa yang sebenarnya terjadi dan bagaimana sebuah organisasi akan melakukan sebuah perbaikan atau perubahan terhadap sebuah masalah. Pastikan setiap orang yang datang tahu lingkungan, agenda dan kebutuhan apa yang harus dipenuhi dalam sebuah meeting. Berikan mereka alasan mengapa mereka harus datang dan mengikuti meeting tersebut.

6. Dimana meeting diadakan?

Kebutuhan selanjutnya adalah mencari dan memberitahukan dimanakah sebuah meeting akan dilaksanakan. Sesuaikan pemilihan tempat dengan jumlah peserta, waktu dan juga biaya yang disediakan. Pastikan setiap peserta tidak kesulitan datang ke tempat meeting, terlebih ketika meeting itu mendesak.

Baca juga:

Tips Menjalankan Meeting dengan Lebih Efektif

5 Tips Membuat Meeting Lebih produktif

10 Etika Ketika Mengikuti Meeting


Artikel Terkait

Berikan Komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *