Leadership

10 Etika Ketika Mengikuti Meeting

 

   

Dalam suatu pekerjaan, meeting atau pertemuan adalah suatu hal yang penting. Entah kita berperan sebagai salah satu peserta dalam meeting atau sebagai seorang penyelenggara meeting tersebut, tentu saja kita tidak menginginkan adanya gangguan sekecil apapun dalam meeting yang dapat mengganggu tersampainya materi. Karena meeting yang dilaksanakan diharapkan mampu memberikan hasil atau solusi secara efisien. Sehingga diperlukan etika dalam mengikuti meeting, agar dapat berjalan dengan baik dan memberikan hasil yang maksimal.

Berikut ini 10 etika dalam mengikuti meeting dengan baik :

1. Pastikan membawa buku catatan. Dalam setiap rapat atau meeting, akan selalu mendapatkan banyak informasi yang penting. Bukan tidak mungkin bila buku catatan sampai saat ini masih akan sangat diperlukan untu menulis segala kebutuhan ataupun informasi. Meskipun kini sudah tersedia note secara digital. Namun fungsi dari buku catatan sendiri tidak tergantikan.

2. Bila hendak menggunakan laptop atau smartphone dalam meeting, untuk keperluan mencatat atau sebagai pengganti buku catatan, sebaiknya diberitahukan terlebih dahulu kepada peserta meeting yang lain. Agar para peserta meeting tidak berfikiran kita akan melakukan hal yang lain selain mencatat.

3. Jangan membuka Email dan Sosial Media. Ketika menggunakan laptop atau smartphone, usahakan hindari membuka email, sosial media atau message yang lain. Fokuskan pada tujuan awal anda yaitu mencatat apa saja informasi atau kebutuhan dalam meeting.

4. Jangan menggunakan telepon genggam. Usahakan pada saat mengikuti meeting hindari menggunakan telepon genggam. Termasuk apabila telepon genggam bergetar, sebaiknya jangan menerima panggilan tersebut kecuali panggilan tersebut memang perlu direspon cepat. Hal ini tentu saja akan mengganggu konsentrasi kita dan peserta lainnya dalam mengikuti meeting. Karena peserta meeting yang lain secara tidak sengaja akan menyadari bahwa kita sedang tidak fokus dalam meeting tersebut.

5. Ikuti alur dalam meeting dengan baik. Hal ini tentu akan sangat berpengaruh pada proses penyampaian materi pada saat meeting berlangsung. Ketika kita berkonsentrasi mengikuti semua alur dalam meeting dengan baik, maka informasi yang akan kita dapatkan akan membantu kita dalam bekerja. Sehingga mengikuti setiap alur dalam meeting sangat diperlukan.

6. Hindari percakapan yang tidak relevan dalam meeting. Dalam sebuah meeting tentu saja kita akan memiliki pertanyaan – pertanyaan mengenai materi yang diajukan. Usahakan catat terlebih dahulu pertanyaannya dan bila sudah tiba waktu tanya jawab, segera tanyakan. Sehingga tidak perlu melakukan sebuah percakapan yang tidak relevan dengan peserta meeting yang lain, terutama saat meeting berlangsung. Terlebih jangan berbisik sambil menggunakan tangan untuk menutup gerakan mulut. Hal ini selain menggangu jalannya meeting, juga sangat tidak sopan terhadap peserta meeting yang lain

7. Jangan meniru dan mengulangi apa yang peserta lain katakan sebelumnya. Dalam meeting tidak jarang sebuah ide atau pendapat akan banyak bermunculan. Apabila ada ide atau pendapat  yang sudah diutarakan orang lain, maka usahakan jangan meniru dan mengulai apa yang peserta lain katakan sebelumnya dalam meeting dan mengaku bahwa ide tersebut dari kita dengan alasan: 1. hal ini membuang waktu 2. mengundang persepsi negatif dari peserta meeting yang lain.

8. Hindari meninggikan nada bicara saat meeting. Ketika meeting berlangsung tidak jarang terjadi sebuah perdebatan dan selisih pendapat antar peserta meeting. Cobalah bersabar ketika argumen atau pertanyaan kita tidak dijawab sesuai yang kita harapkan. Jangan berbicara dengan nada yang tinggi dan dirasa angkuh. Bila hendak menenkankan sesuatu cukup dengan bicara dengan jelas dan lambat. Tingginya nada bicara menjadikan kita dianggap sebagai orang yang keras dan kasar. Dan juga harus diingat, jangan memotong setiap pembicaraan yang ada di dalam meeting. Ini akan mengganggu jalannya meeting dan mendapatkan reaksi yang tidak baik dari peserta meeting yang lainnya.

9. Jangan pernah telat. Point yang satu ini merupakan point yang sangat penting. Usahakan datang 10 menit lebih awal sebelum meeting tersebut dimulai. Sehingga kita bukan hanya akan mendapatkan informasi dengan lengkap, melainkan ini akan menunjukkan kredibilitas anda dalam bekerja.

10. Usahakan mengikuti meeting hingga selesai. Hal terakhir ini perlu dilakukan, karena bukan hanya akan membantu kita memperoleh informasi yang lengkap. Melainkan juga menunjukkan keseriusan kita dalam mengikuti jalannya meeting. Apabila tidak ada hal penting dan mendesak yang perlu dilakukan, maka usahakan jangan meninggalkan meeting dan terus mengikuti meeting hingga selesai.

           

Artikel Terkait

Berikan Komentar

Your email address will not be published. Required fields are marked *